Instrukcja kancelaryjna

Spis treści


Rozdział I Postanowienia ogólne
Rozdział II Przyjmowanie i obieg korespondencji
Rozdział III Czynności kancelaryjne sekretariatu
Rozdział IV Przeglądanie i przydzielanie korespondencji
Rozdział V Wewnętrzny obieg akt
Rozdział VI System kancelaryjny, rejestracja i znakowanie spraw oraz archiwizacja akt
Rozdział VII Załatwianie spraw
Rozdział VIII Wysyłanie i doręczanie pism
Rozdział IX Przechowywanie akt
Rozdział X Przekazywanie akt do archiwum zakładowego
Rozdział XI Powielanie i publikowanie
Rozdział XII Zbiory wspomagające
Rozdział XIII Wykorzystanie informatyki w czynnościach kancelaryjnych
Rozdział XIV Nadzór nad wykonywaniem czynności kancelaryjnych

Rozdział I
Postanowienia ogólne

§ 1. 1. Instrukcja kancelaryjna, zwana dalej „Instrukcją”, określa zasady i tryb wykonywania czynności kancelaryjnych w Powiatowym Urzędzie Pracy w Nowym Mieście Lub.
2. Określone w instrukcji tryb i zasady wykonywania czynności kancelaryjnych zapewniają jednolity sposób tworzenia, ewidencjonowania i przechowywania oraz ochronę przed uszkodzeniem, zniszczeniem bądź utratą dokumentów w Urzędzie.
3. W postępowaniu z dokumentami stanowiącymi tajemnicę służbową (poufnymi) stosuje się niniejszą instrukcję z uwzględnieniem przepisów w sprawie szczegółowych zasad i sposobu postępowania z wiadomościami stanowiącymi tajemnicę państwową i służbową.
4. Postępowanie z dokumentami stanowiącymi tajemnicę państwową (tajnymi) regulują odrębne przepisy.
§ 2. Użyte w Instrukcji następujące określenia oznaczają:
1) urząd – Powiatowy Urząd Pracy w Nowym Mieście Lubawskim,
2) dyrektor urzędu – dyrektor Powiatowego Urzędu Pracy w Nowym Mieście Lubawskim,
3) kierownik działu – kierownik działu w urzędzie,
4) dział – dział, samodzielne stanowisko lub inną komórkę organizacyjną,
5) referent – pracownika załatwiającego merytorycznie daną sprawę i przechowującego dokumentację sprawy w trakcie jej załatwiania w urzędzie,
6) sekretariat – stanowisko pracy załatwiające sprawy obsługi kancelaryjnej oraz obsługę organizacyjną dyrektora i z-cy dyrektora urzędu,
7) sprawa – zdarzenie lub stan rzeczy oraz podanie, pismo, dokument, wymagające rozpatrzenia i podjęcia czynności służbowych,
8) akta sprawy – całą dokumentację (pisma, dokumenty, notatki, formularze, plany, kserokopie, rysunki itp.) zawierającą dane, informacje, które były, są lub mogą być istotne przy rozpatrywaniu danej sprawy,
9) poprzedniki – akta poprzedzające ostatnie otrzymane pismo w danej sprawie,
10) korespondencja – każde pismo wpływające do urzędu lub wysyłane przez urząd,
11) aprobata – wyrażenie zgody na treść i sposób załatwienia sprawy,
12) przesyłka – pisma (dokumenty) oraz pakiety (paczki) otrzymywane i wysyłane za pośrednictwem poczty lub gońca, a także otrzymywane i nadawane telegramy, telefaksy i e-maile,
13) załącznik – każde pismo lub inny przedmiot odnoszący się do treści lub tworzący całość z pismem przewodnim (zszyte, sklejone z nim pisma, broszury, książki itp.),
14) dokument – akt mający znacznie dowodu, ustanawiający uprawnienie lub stwierdzający prawdziwość określanych w nim zdarzeń bądź danych (odpis aktu stanu cywilnego, wyrok, orzeczenie, świadectwo itp.),
15) pieczęć urzędowa – pieczęć z nazwą,
16) pieczęć – stemple lub ich wizerunki na nośniku elektronicznym, nagłówkowe, imienne do podpisu itp.,
17) spis spraw – formularz służący do chronologicznego rejestrowania spraw wpływających lub rozpoczętych w urzędzie,
18) rejestr kancelaryjny – zestawienie spraw jednorodnych w formie pisemnej lub jako rejestr informatyczny,
19) znak akt – zespół symboli określających przynależność sprawy do określonej komórki organizacyjnej i do określonej grupy rzeczowego wykazu akt,
20) znak sprawy – zespół symboli określających przynależność sprawy do określonej komórki organizacyjnej, stanowiska pracy i określonej grupy spraw,
21) punkt zatrzymania – każde stanowisko pracy, przez które przechodzą akta sprawy w trakcie wykonywania czynności urzędowych związanych z jej załatwieniem
22) nośnik papierowy – arkusz papieru zgodny z Polskimi Normami, na którym umieszczona jest treść dokumentu, pisma itp.,
23) nośnik informatyczny – dyskietkę, taśmę magnetyczną lub inny nośnik, na którym zapisano w formie elektronicznej treść dokumentu, pisma itp.,
24) teczka aktowa (spraw) – teczkę wiązaną, skoroszyt, segregator itp., służącą do przechowywania jednorodnych lub rzeczowo pokrewnych akt spraw ostatecznie załatwionych, objętych tą samą grupą akt ustalona wykazem akt i stanowiącą przeważnie odrębną jednostkę archiwalną,
25) czystopis – tekst dokumentu lub pisma urzędowego w postaci ostatecznej przygotowanej do podpisu przez wystawcę,
26) wykaz akt – wykaz haseł rzeczowych oznaczonych symbolami klasyfikacyjnymi i kwalifikacja archiwalną akt.
§ 3. 1. Do podstawowych czynności kancelaryjnych należy:
1) przyjmowanie i rozdział korespondencji oraz przesyłek,
2) prowadzenie ewidencji wpływów specjalnych i wartościowych,
3) sporządzanie czystopisów pism oraz ich powielanie,
4) wysyłanie korespondencji i przesyłek,
5) przyjmowanie i nadawanie telegramów, faksów oraz obsługa poczty elektronicznej itp.,
6) udzielanie informacji interesantom, a w razie potrzeby kierowanie ich do właściwych działów lub stanowisk pracy.
2. Czynności kancelaryjne w urzędzie wykonują:
1) sekretariat,
2) referenci odpowiedzialni za merytoryczne załatwienie danej sprawy,
3) pracownicy sporządzający czystopisy.

Rozdział II
Przyjmowanie i obieg korespondencji

§ 4. 1. Korespondencję przyjmuje sekretariat rejestrując ją ilościowo w rejestrze kancelaryjnym, a podania składane do protokołu przyjmują właściwi referenci, zgodnie z podziałem czynności, i przekazują kierownikowi działu.
2. Przyjmując przesyłki przekazywane droga pocztową, zwłaszcza polecone i wartościowe, sekretariat sprawdza prawidłowość zaadresowania oraz stan opakowania. W razie stwierdzenia uszkodzenia, sekretariat sporządza adnotacje na kopercie lub opakowaniu oraz na potwierdzeniu odbioru i żąda od pracownika urzędu pocztowego spisania protokołu o doręczeniu przesyłki uszkodzonej.
3. Przesyłki specjalnego rodzaju (telegramy, faksy, poczta elektroniczna, pisma organów naczelnych i centralnych, pisma procesowe, paczki, listy polecone, ekspresowe, przesyłki wartościowe) sekretariat wpisuje odpowiednio do rejestrów ww. przesyłek, sporządza o tym adnotację w obrębie pieczęci wpływu i bezzwłocznie doręcza adresatom za pokwitowaniem. Na telegramach, telefaksach i e-mailach oprócz daty wpływu (wysyłki) zamieszcza się czas przyjęcia oraz imię, nazwisko i stanowisko służbowe przyjmującego (nadającego).
4. Sekretariat otwiera wszystkie przesyłki, z zastrzeżeniem § 1 ust. 4, z wyjątkiem:
1) adresowanych imiennie, które przekazuje adresatom,
2) stanowiących tajemnicę służbową (poufne), które przekazuje odpowiednio kancelarii tajnej i adresatom,
3) wartościowych, które przekazuje właściwej osobie lub komórce organizacyjnej za pokwitowaniem.
5. Jeżeli po otwarciu koperty nie oznaczonej na zewnątrz napisem „poufne” okaże się, że przesyłka zawiera wiadomości stanowiące tajemnicę służbową, należy bezzwłocznie przekazać ją w zamkniętej kopercie właściwej do jej odbioru osobie lub komórce organizacyjnej – z adnotacją o przyczynie otwarcia kopert.
6. Ujawnione przy przesyłkach lub pismach, nie oznaczonych jako wartościowe, pieniądze, znaczki skarbowe itp. walory, po komisyjnym ustaleniu ich ilości i wartości oraz wpisaniu do książki depozytowej, składa się do kasy podręcznej urzędu, a pismo opatruje pieczęcią depozytową i przesyła do właściwej komórki organizacyjnej, która zarządzi dalsze postępowanie z depozytem.
7. Po otwarciu koperty sprawdza się:
1) czy nie zawiera ona pisma mylnie skierowanego,
2) czy dołączone są wymienione w piśmie załączniki.
8.Brak załączników lub otrzymanie samych załączników bez pisma przewodniego odnotowuje się na danym piśmie lub załączniku.
9. Koperty z nienaruszonym znaczkiem pocztowym (stemplem pocztowym) dołącza się tylko do pism:
1) poufnych, wartościowych, poleconych, ekspresowych, za dowodem doręczenia,
2) dla których istotna jest data nadania (stempla pocztowego), np. skargi, odwołania itp.,
3) w których brak nadawcy lub daty pisma,
4) mylnie skierowanych,
5) załączników nadesłanych bez pisma przewodniego,
6) w razie niezgodności zapisów na kopercie z ich zawartością.
10. Potwierdzenie otrzymania pisma sekretariat wydaje na żądanie składającego pismo.
11. Korespondencję mylnie doręczoną (adresowaną do innego adresata) zwraca się bezzwłocznie do urzędu pocztowego.
12. Na każdej wpływającej na nośniku papierowym korespondencji umieszcza się w górnym lewym rogu pierwszej strony (na korespondencji przekazywanej bez otwierania – na przedniej stronie koperty) pieczątkę wpływu określającą datę otrzymania.
13.Po wykonaniu czynności określonych w ust. 1-12 sekretariat segreguje wpływającą korespondencję według jej treści, przedkłada dyrektorowi do dekretacji oraz przekazuje działom.
14. Sekretariat jest stałym punktem wymiany korespondencji przeznaczonej do obiegu wewnętrznego. Pojedyncze przesyłki, wymagające natychmiastowego doręczenia, działy przekazują sobie za pośrednictwem swoich pracowników bez pokwitowań.

Rozdział III
Czynności kancelaryjne sekretariatu

§ 5. Pracownik sekretariatu przyjmuje korespondencję oraz rejestruje ją w dzienniku korespondencji lub w rejestrach przesyłek specjalnych i przekazuje odpowiednio: dyrektorowi, z-cy dyrektora lub innemu wyznaczonemu przez dyrektora pracownikowi, a następnie przekazuje pracownikom zgodnie z dekretacją.
§ 6. 1. Korespondencję przejrzaną i zwróconą przez dyrektora (z-cę dyrektora) pracownik sekretariatu dzieli zgodnie z dyspozycjami na:
1) podlegającą załatwieniu przez dyrektora (z-cę dyrektora),
2) podlegającą załatwieniu przez działy.
2. Korespondencję o której mowa w ust. 1 pkt 2, pracownik sekretariatu przekazuje właściwym działom.

Rozdział IV
Przeglądanie i przydzielanie korespondencji

§ 7. 1.Dyrektor, z-ca dyrektora lub inny wyznaczony przez dyrektora pracownik, przeglądając korespondencję:
1) decyduje, którą korespondencję załatwia sam,
2) przydziela pozostałą korespondencję do załatwienia przez właściwe działy i stanowiska pracy.
2. Na przeglądanej korespondencji, przewidzianej do załatwienia przez działy bądź stanowiska pracy, umieszcza się dyspozycje dotyczące np.:
1) sposobu załatwienia sprawy,
2) terminu załatwienia sprawy,
3) aprobaty załatwienia sprawy bądź podpisania czystopisu.
3. Do przekazania dyspozycji powinno się stosować typowe skróty.
4. Kierownicy działów i pracownicy stanowisk pracy przeglądają korespondencję:
1) mającą dyspozycję dyrektora, z-cy dyrektora lub wyznaczonego pracownika,
2) zawierającą ponaglenie i interwencje,
3) wymagającą osobistego przyjęcia do wiadomości, zajęcia stanowiska lub wydania wstępnych poleceń , dotyczących sposobu ich załatwienia.
5. Jeżeli korespondencja dotyczy spraw wchodzących w zakres działania (czynności) różnych działów lub pracowników, przekazuje się ją działowi lub pracownikowi, do którego należy załatwienie sprawy w podstawowym zakresie.

Rozdział V
Wewnętrzny obieg akt

§ 8. Obieg akt między działami odbywa się, z zastrzeżeniem § 5 ust. 14 zdanie drugie, za pośrednictwem sekretariatu.
§ 9. Obieg akt odbywa się bez pokwitowania. Za pokwitowaniem doręcza się wyłącznie akta, co do których obowiązek kwitowania wynika z odrębnych przepisów i zarządzeń lub poleceń dyrektora.

Rozdział VI
System kancelaryjny, rejestracja znakowanie spraw oraz archiwizacja akt

§ 10. 1. W działach urzędu obowiązuje bezdziennikowy system kancelaryjny oparty na jednolitym rzeczowym wykazie akt (stanowi załącznik nr 3).
2. Wykaz akt stanowi jednolitą, rzeczową, niezależną od struktury organizacyjnej urzędu, klasyfikację akt powstających w toku działalności urzędu oraz zawiera ich kwalifikację archiwalną. Obejmuje on wszystkie zagadnienia z zakresu działalności urzędu oznaczone w poszczególnych pozycjach symbolami, hasłami i kategorią archiwalną. Wykaz ten służy do oznaczania, rejestracji, łącznia i przechowywania akt.
3. Wykaz akt oparty jest na systemie klasyfikacji dziesiętnej i dzieli całość wytwarzanej dokumentacji na dziesięć klas pierwszego rzędu sformułowanych w sposób ogólny, oznaczony symbolami od 0 do 9.
4. W ramach tych klas wprowadza się podział na klasy drugiego rzędu (hasła bardziej szczegółowe) oznaczone symbolami dwucyfrowymi powstającymi przez dodanie do symbolu klasy pierwszego rzędu jednej z cyfr od 0 do 9, co daje: 00 – 99 oraz dalszy podział niektórych klas drugiego rzędu na klasy trzeciego rzędu oznaczone symbolami trzycyfrowymi, to jest 000 – 999, a w ramach klas trzeciego rzędu – podział na klasy czwartego rzędu oznaczone symbolami czterocyfrowymi, to jest: 0000 – 9999.
5. Klasy końcowe w poszczególnych jednorodnych tematycznie grupach spraw (hasłach), oznaczone kategorią archiwalną, odpowiadają tematycznym (rzeczowym) teczkom aktowym oznaczonym tym samym znakiem akt co klasy końcowe w wykazie.
6. Akta jednorodne tematycznie z różnych komórek organizacyjnych urzędu będą posiadały to samo hasło klasyfikacyjne i symbol liczbowy hasła. Wyróżniać je będą symbole literowe i liczbowe stanowiące oznaczenia nazwy danej komórki organizacyjnej. W przypadku akt dotyczących realizacji zadań współfinansowych ze środków europejskich symbole literowe i liczbowe muszą być poprzedzone skrótem odpowiedniego programu (np. EFS – 1.2, EFS – 1.3). Dokumenty te muszą tworzyć odrębną całość.
7. W uzasadnionych przypadkach dyrektor urzędu może rozbudować jednolity rzeczowy wykaz akt w ramach istniejących symboli z zachowaniem tej samej kategorii archiwalnej. 8. Oprócz haseł jednolity rzeczowy wykaz akt zawiera oznaczenie kategorii archiwalnej akt
9. Do materiałów archiwalnych oznaczonych symbolem „A” zalicza się dokumentację mającą trwałą wartość historyczną, przewidzianą do przekazania do archiwum państwowego.
10. Do dokumentacji niearchiwalnej oznaczonej symbolem „B” i cyframi arabskimi, określającymi liczbę lat przechowywania w archiwum zakładowym, zalicza się dokumentację mającą czasowo znaczenie praktyczne.
11. Do dokumentacji oznaczonej symbolem „Bc” zalicza się dokumentację manipulacyjną mającą krótkotrwałe znaczenie praktyczne. Może ona ulec brakowaniu po pełnym jej wykorzystaniu, bez przekazywania jej do archiwum zakładowego, lecz w porozumieniu z tym archiwum, na zasadach określonych przez właściwe archiwum państwowe.
12. Dokumentacja zaliczana do kategorii „BE”, przechowywana w archiwum zakładowym przez określoną liczbę lat (np. BE 5), podlega ekspertyzie, którą przeprowadzają właściwe archiwa państwowe dla ewentualnego dokonania zmiany kwalifikacji archiwalnej tej dokumentacji.
§ 11. 1. Komórki organizacyjne mogą sporządzać na własne potrzeby szczegółowy wyciąg z wykazu akt, zawierający odpowiednie symbole i hasła klasyfikacyjne oraz kategorie archiwalne dokumentacji występujące w działalności tych komórek.
2. Wyciąg z wykazu akt dla komórki organizacyjnej w zależności od potrzeb może zawierać:
1) nowe pozycje (symbole i hasła klasyfikacyjne) utworzone przez rozbudowanie końcowych klas trzeciego i czwartego rzędu w wykazie akt w klasy bardziej szczegółowe przy zachowaniu oznaczeń kategorii archiwalnej i okresu przechowywania akt, ustalonego dla klasy rozbudowanej,
2) pozycje oznaczone w wykazie akt symbolami wyższego rzędu, z ustaleniem właściwej kategorii archiwalnej z klas komasowanych.
3. Wyciąg z wykazu akt sporządza się w dwóch egzemplarzach, z czego jeden egzemplarz zatrzymuje dla siebie dana komórka organizacyjna, a drugi przekazuje się do składnicy akt.
§ 12. Zmiany w wykazie akt polegające na przekształceniu lub dodaniu nowych symboli i haseł klasyfikacyjnych w klasach pierwszego i drugiego rzędu mogą być dokonywane tylko na podstawie zarządzenia starosty w porozumieniu z właściwym archiwum państwowym.
§ 13. 1. Dla każdej, końcowej w podziale klasyfikacji, pozycji jednolitego rzeczowego wykazu akt zakłada się spis spraw oraz odpowiadającą temu spisowi teczkę aktową do przechowywania w niej spraw ostatecznie załatwionych. Wszystkie pisma (dokumenty) dotyczące jednej sprawy należy gromadzić i przechowywać w sposób umożliwiający ustalenie daty wszczęcia i zakończenia sprawy.
2. Spisy spraw i teczki zakłada się w zasadzie n każdy rok kalendarzowy oddzielnie. Dopuszcza się, w przypadku małej liczby korespondencji, prowadzenie teczek przez okres dłuższy niż jeden rok.
3. Jeżeli zachodzi potrzeba określonych spraw z teczki w osobne zbiory, zakłada się podteczki, które otrzymują znak akt macierzystej teczki, założonej według jednolitego rzeczowego wykazu akt, oraz hasło z dodaniem nazwy sprawy wydzielonej. Podteczki zakłada się, w zależności od potrzeb, w układzie alfabetycznym podmiotów spraw bądź w układzie numerowym.
4. W przypadku założenia podteczki zakłada się dla niej oddzielny spis spraw, a w spisie spraw teczki macierzystej wpisuje się tytuł założonej podteczki. Wówczas znakiem sprawy będzie: znak akt teczki macierzystej, kolejny numer, pod którym podteczkę wpisano w spisie spraw, kolejny numer, pod którym sprawę wpisano do spisu spraw podteczki, symbol literowy pracownika oraz dwie ostatnie cyfry roku (np. OA-0258-10-6/MP/06)
5. Dla ułatwienia pracy referenci mogą przechowywać spisy spraw bieżącego roku nie w teczkach założonych według jednolitego rzeczowego wykaz akt, lecz w oddzielnej teczce zatytułowanej „Spis spraw do teczek symbol...”. Po zakończeniu roku spisy spraw powinny być bezwzględnie odłożone do właściwych teczek założonych według jednolitego rzeczowego wykazu akt.
§ 14. 1. Rejestracja spraw polega na wpisaniu pisma rozpoczynającego sprawę do spisu spraw, założonego zgodnie z jednolitym rzeczowym wykazem akt, lub do rejestru kancelaryjnego.
2. Spis spraw prowadzi się na specjalnych formularzach lub w rejestrach elektronicznych.
3. Sprawę (nie pismo) rejestruje się tylko jeden raz na podstawie pierwszego pisma w danej sprawie otrzymanego z zewnątrz sporządzonego wewnątrz urzędu. Dalszych pism w danej sprawie nie wpisuje się do spisu spraw, lecz dołącza do akt sprawy w porządku chronologicznym.
4. Sekretariat lub referent, po otrzymaniu pisma do załatwienia, sprawdza, czy pismo dotyczy sprawy już wszczętej, czy też rozpoczyna nową sprawę. W pierwszym wypadku pismo dołącza do akt sprawy (poprzedników), w drugim, przed przystąpieniem do załatwienia – rejestruje jako nową sprawę. W obu wypadkach referent wpisuje znak w obrębie odciśniętej pieczęci wpływu. Na nośniku papierowym znak ten wpisuje się w obrębie odciśniętej pieczęci wpływu.
§ 15. 1. Znak sprawy jest stałą cechą rozpoznawczą sprawy. Każde pismo dotyczące tej samej sprawy otrzymuje identyczny znak.
2. Znak sprawy zawiera:
• symbol literowy komórki organizacyjnej, w przypadku projektów współfinansowanych przez Unię Europejską poprzedza odpowiednio skrótem (np. EFS-1.2, EFS-1.3),
• symbol liczbowy hasła według jednolitego rzeczowego wykazu akt,
• liczbę kolejną, pod którą sprawa została zarejestrowana w spisie spraw,
• symbol literowy pracownika,
• dwie ostatnie cyfry roku, w którym sprawę wszczęto.
3. Poszczególne elementy znaku sprawy oddziela się kropką, kreskami poziomymi oraz kreską poprzeczną, np. OA-0012-15/MP/06, gdzie „OA” – oznacza symbol działu, „0012” – oznacza symbol liczbowy grupy klasyfikacyjnej z jednolitego rzeczowego wykazu akt, „15” – oznacza liczbę kolejną ze spisu sprawy, „MP” – oznacza symbol literowy pracownika, „06” – oznacza dwie ostatnie cyfry roku.
4. Sprawy nie załatwione ostatecznie w ciągu danego roku załatwia się, z zastrzeżeniem ust.7, w roku następnym bez zmiany dotychczasowego ich znaku i bez wpisywania do nowych spisów spraw.
5. W razie konieczności wznowienia sprawy z urzędu, sprawę, która została ostatecznie załatwiona w roku poprzednim i odłożona do właściwej teczki, przenosi się do spisu spraw bieżącego roku; w spisie spraw ubiegłego roku czyni się wzmiankę: „przeniesiono do teczki hasło...”.
§ 16. 1. Nie podlegają rejestracji:
• publikacje (gazety, czasopisma, książki, afisze, ogłoszenia, prospekty itp.)
• potwierdzenia odbioru, które dołącza się do akt właściwej sprawy,
• rachunki, faktury i inne dokumenty księgowe,
• zaproszenia, życzenia i inne pisma o podobnym charakterze
2. Pisma wymienione w ust. 1 należy po wykorzystaniu odłożyć do odpowiednich zbiorów lub teczek przedmiotowych według rzeczowego wykazu akt.
§ 17. 1. W urzędzie prowadzone są następujące centralne rejestry kancelaryjne:
1) rejestr skarg i wniosków,
2) rejestr wewnętrznych,
3) rejestr wydawanych upoważnień i pełnomocnictw.
2. Sekretariat może prowadzić dziennik korespondencyjny (na nośniku papierowym lub jako rejestr informatyczny), w którym rejestrowane będą pisma kierowane do dyrektora według ustalonego wzoru.
3. Prowadzenie innych centralnych rejestrów kancelaryjnych niż wymienione w ust. 1 dozwolone jest za zgodą dyrektora.

Rozdział VII
Załatwianie spraw

§ 18. 1. Przy pisemnym załatwieniu sprawy stosuje się następujące formy:
• odręczną,
• korespondencyjną,
• inną (np. przy użyciu pieczęci z odpowiednim tekstem, na formularzu).
2. Forma odręczna jest skróconym sposobem załatwienia sprawy i polega na sporządzeniu przez referenta, po zarejestrowaniu sprawy – bezpośrednio na otrzymanym piśmie – zwięzłej odpowiedzi załatwiającej sprawę lub na sporządzeniu na nim odręcznej notatki wskazującej sposób jej załatwienia.
3. Forma korespondencyjna polega na sporządzeniu przez referenta projektu pisma załatwiającego sprawę.
§ 19. 1. Załatwienie spraw może być:
• tymczasowe – gdy zachodzi potrzeba przeprowadzenia postępowania wyjaśniającego,
• ostateczne – gdy udzielona odpowiedź załatwia sprawę co do jej istoty (merytorycznie) albo w inny sposób kończy sprawę w danej instancji.
2. Ostateczne załatwienie sprawy referent odnotowuje w spisie spraw przez wpisanie w odpowiedniej rubryce daty załatwienia oraz nazwiska (nazwy) adresata. Przy załatwianiu odręcznym wpisuje się te same dane z dodaniem skrótu „odr”. Na kopii załatwienia i w spisie spraw zamieszcza się znak „Oz”, który oznacza „ostatecznie załatwione”.
§ 20. Z rozmów przeprowadzonych z interesantami oraz z czynności w terenie (poza siedzibą urzędu) sporządza się, jeśli nie jest dla nich przewidziana forma protokołu, notatki służbowe lub czyni adnotacje na aktach, jeżeli uzyskane tą drogą wiadomości lub informacje mają znaczenie w załatwianej sprawie. Notatki dołącza się do akt właściwej sprawy.
§ 21. Przy sporządzaniu kopii pisma lub dokumentu należy umieścić pod tekstem z lewej strony klauzulę: „Stwierdzam zgodność z oryginałem”, a także datę, podpis i stanowisko służbowe osoby stwierdzającej zgodność treści
§ 22. 1. Referenci załatwiają sprawy według kolejności ich wpływu i stopnia pilności. Każdą sprawę załatwia się oddzielnym pismem bez łączenia jej z inną sprawą nie mającą z nią bezpośredniego związku.
2. Referent opracowuje projekt pisma, który wraz z aktami sprawy przedkłada aprobującemu. Aprobujący sprawdza prawidłowość projektowanego załatwienia sprawy i po zaaprobowaniu zwraca projekt pisma wraz z aktami referentowi. Referent sporządza czystopis i przedstawia go do podpisu. Po podpisaniu czystopisu referent dołącza do niego załączniki, przygotowuje do wysłania adresatowi, odpowiednio oznacza kopertę (np. list polecony, polecony za potwierdzeniem odbioru) i przekazuje do sekretariatu celem wysłania. Jeżeli kopie pisma ma otrzymać większa liczba odbiorców lub gdy pismo ma być rozesłane według rozdzielnika, referent powinien przekazać do sekretariatu odpowiednią liczbę kopii albo powielonych pism.
3. W sprawach nieskomplikowanych, których sposób załatwienia jest uzgodniony z aprobującym, można mu przedkładać pismo w czystopisie (z kopią) – do podpisania.
§ 23. 1. Pismo załatwiające sprawę powinno być pod względem formy zewnętrznej dostosowane do blankietów korespondencyjnych formatu A4 lub A5 w układzie pionowym lub poziomym i powinno zawierać:
1) nagłówek – druk lub pieczęć nagłówkową,
2) znak sprawy,
3) powołanie się na znak i datę pisma, którego odpowiedź dotyczy,
4) datę podpisania pisma przez osobę upoważnioną,
5) określenie odbiorcy w pierwszym przypadku wraz z adresem,
6) treść pisma,
7) podpis (imię i nazwisko oraz stanowisko służbowe)
2. Kopia pisma załatwiającego powinna ponadto zawierać termin wznowienia sprawy lub oznaczenie dołączenia jej do akt pod treścią pisma w lewej dolnej części arkusza.
3. W razie potrzeby pismo i jego kopia powinny również zawierać dalsze następujące określenia:
1) nad adresem z prawej strony - wskazówki dotyczące sposobu wysyłania czystopisu: „polecony”, „ekspres”, „za zwrotnym dowodem doręczenia”, „pilne”, „poufne” itp.,
2) pod treścią załatwienia z lewej strony arkusza liczbę przesyłanych załączników (Zał. ...) lub wymienia się je z podaniem liczb porządkowych; na każdym załączniku wpisuje się w prawym górnym rogu kolejny numer załącznika (Zał. nr ... do pisma znak ...),
3) adresy tych instytucji lub osób umieszcza się pod treścią pisma z lewej strony pod klauzulą: „Otrzymują do wiadomości” – jeżeli treść pisma ma być poza adresatem podana do wiadomości innym instytucjom lub osobom przez przesłanie im kopii pisma,
4) pod treścią pisma z lewej strony – termin wyznaczony do załatwienia sprawy (Termin do dnia ...); określenia tego używa się wyłącznie w stosunku do jednostek podległych; dla uniknięcia zbędnych ponagleń należy wyznaczyć termin, w którym możliwe jest załatwienie sprawy; termin należy w zasadzie wyznaczać dekadowo: 10, 20, 30 danego miesiąca; po upływie terminu wyznaczonego do załatwienia sprawy referent decyduje o wysłaniu ponaglenia lub przesunięciu terminu i fakt ten odnotowuje w aktach sprawy.
4. Przy załatwianiu spraw należy wykorzystać formularze i druki przewidziane przepisami szczególnymi.
§ 24. Jeżeli załatwienie sprawy w zakreślonym terminie nie jest możliwe, należy postąpić ze sprawą zgodnie z obowiązującymi przepisami dotyczącymi terminów załatwienia, ze szczególnym uwzględnieniem przepisów Kodeksu.
§ 25. Wzory pieczęci nagłówkowych stosowanych w urzędzie oraz wzory pieczęci do podpisu określa załącznik nr ..........
§ 26. Pieczęć urzędową lub jej elektroniczny wizerunek umieszcza się tylko na dokumentach szczególnej wagi, stanowiących podstawę do podjęcia określonych czynności prawnych, np. decyzja, świadectwo. Odcisku pieczęci nie umieszcza się na kopiach dokumentów składanych do akt urzędu oraz na innych pismach wysyłanych z urzędu, chyba że przepisy szczególne stanowią inaczej.
§ 27. 1. Czystopisy pism sporządza się ściśle według pierwotnych zapisów i zgodnie z zasadami dotyczącymi układu pism. Poprawki i uzupełnienia mogą być dokonywane jedynie w porozumieniu i za zgodą referenta.
2. Czystopisy wykonuje się jednostronnie lub dwustronnie w liczbie egzemplarzy wskazanej przez referenta.

Rozdział VIII
Wysyłanie i doręczanie pism

§ 28. 1. Korespondencja może być przekazywana odbiorcy w postaci pisma wysyłanego:
1) przesyłką listową,
2) telefaksem,
3) pocztą elektroniczną.
2. Pisma przeznaczone do wysłania referent:
• sprawdza, czy są podpisane, opatrzone znakiem sprawy i datą oraz czy dołączono przewidziane załączniki,
• wpisuje przesyłki specjalnego rodzaju do odpowiednich rejestrów kontrolnych,
• do pism wysyłanych przez pocztę za zwrotnym poleceniem odbioru dołącza wypełniony odpowiedni formularz i przypina go do koperty.
3. Dla pism sporządzanych do wysyłki referent przygotowuje koperty, na których w prawej dolnej części zamieszcza adres odbiorcy składający się z:
1) imienia i nazwiska bądź nazwy instytucji,
2) nazwy miejscowości z kodem pocztowym oraz nazwą ulicy i numerem nieruchomości.
4. Pisma adresowane do tego samego adresata wysyła się w jednej kopercie.
5. Sprawy załatwione wysyła się w dniu ich podpisania.
6. Pismo wysyła się zgodnie z dyspozycją zamieszczoną nad adresem (polecony, ekspres itp.). Brak takiej dyspozycji oznacza, iż piso ma być wysłane jako przesyłka zwykła.
§ 29. Do doręczenia niektórych terminowych pism miejscowych bezpośrednio adresatom służy książka doręczeń, w której adresat kwituje ich odbiór. Adresat może kwitować ich odbiór także na kopii pisma. Szczegółowe zasady i tryb doręczania pisma w indywidualnych sprawach z zakresu administracji państwowej regulują Kodeks oraz inne przepisy proceduralne.

Rozdział IX
Przechowywanie akt

§ 30. 1. Akta spraw przechowuje się w działach i w składnicy akt.
2. W działach przechowuje się akta spraw załatwianych w ciągu roku kalendarzowego – przed przekazaniem ich do składnicy akt.

Rozdział X
Przekazywanie akt do składnicy akt

§ 31. 1. W celu przechowywania akt spraw ostatecznie załatwionych urząd prowadzi składnicę akt.
2. Akta spraw ostatecznie załatwionych urząd przechowuje na nośnikach papierowych w składnicy akt.
3. Akta spraw ostatecznie załatwionych przekazuje do składnicy akt po upływie 1 roku, kompletnymi rocznikami, pracownik wyznaczony do tych spraw.
4. Pracownik do którego obowiązków należy prowadzenie składnicy akt, w porozumieniu z kierownikami działów, ustala corocznie termin przekazywania akt do składnicy akt.
§ 32. 1. Przekazywanie akt odbywa się na podstawie spisu zdawczo – odbiorczego, po szczegółowym przeglądzie i uporządkowaniu akt przez referentów. Przez uporządkowanie akt rozumie się:
1) takie ułożenie akt wewnątrz teczek, by sprawy następowały po sobie według liczb porządkowych spisów spraw (rejestrów), poczynając od najwcześniejszej sprawy (od nr 1) z dołączonym na wierzchu spisem spraw; w obrębie sprawy pisma układa się chronologicznie, poczynając od pisma rozpoczynającego sprawę.
2) wyłączenie zbędnych egzemplarzy tych samych pism i akt kategorii Bc,
3) ułożenie teczek, ksiąg, rejestrów itp. według haseł klasyfikacyjnych jednolitego rzeczowego wykazu akt,
4) odłożenie do teczki spisu spraw lub innych środków ewidencyjnych,
5) opisanie teczek na ich zewnętrznej stronie.
2. Spisy zdawczo – odbiorcze sporządza się w trzech egzemplarzach dla dokumentacji kategorii B, z których jeden z każdej kategorii pozostaje u referenta przekazującego akta, jako dowód przekazania akt, a pozostałe egzemplarze otrzymuje pracownik prowadzący składnicę akt.
3. Spisy zdawczo – odbiorcze sporządzają pracownicy przekazujący akta w kolejności teczek według jednolitego rzeczowego wykazu akt.
4. Spisy zdawczo – odbiorcze podpisują: referent przekazujący akta i pracownik prowadzący składnicę akt.
§ 33. 1. Komórki organizacyjne przekazują akta do składnicy akt wyłącznie kompletnymi rocznikami.
2. Do akt przekazanych składnicy akt dołącza się zbędne w pracy bieżącej: ewidencje, rejestry i kartoteki.
3. Akta spraw ostatecznie załatwionych, które ze względu na swój przedmiot będą nadal potrzebne, po dokonaniu formalności przekazania do składnicy akt i zarejestrowaniu ich w ewidencji tej składnicy akt, można wypożyczać na tak długo, jak długo będą one potrzebne.
§ 34. 1. W razie zniesienia urzędu, w wyniku likwidacji jednostki podziału terytorialnego, urząd znoszony przekazuje dokumentację niearchiwalną (kategorii B) – urzędowi przejmującemu sprawy jednostki.

Rozdział XI
Powielanie i publikowanie

§ 35. Podstawą sporządzenia kopii dokumentu i wykonanie określonego nakładu jest polecenie kierownika działu lub upoważnionej osoby.
2. Dyspozycja polecenia zawiera:
• zwięzłe oznaczenie dokumentu,
• format,
• nakład,
• datę.

Rozdział XII
Zbiory wspomagające

§ 36. 1. W urzędzie mogą być prowadzone zbiory wspomagające, służące potrzebom pracowników urzędu. Zbiory podlegają działom załatwiającym sprawy budżetowe i gospodarcze.
2. W zbiorach wspomagających urzędu mogą być przechowywane:
• przepisy prawne i zbiory wydawnicze tych przepisów,
• publikacje (opracowania) własne i wydawnictwa obce zakwalifikowane do zbiorów.
3. Podstawą systematyki i ewidencji zbiorów są katalogi i skorowidze prowadzone w sposób zapewniający łatwość wyszukiwania poszczególnych pozycji według hasła rzeczowego bądź tytułu pozycji

Rozdział XIII
Wykorzystanie informatyki w czynnościach kancelaryjnych

§ 37. Dopuszcza się szerokie wykorzystanie informatyki w urzędzie pod warunkiem ochrony przechowywanych w zbiorach informatycznych danych, w tym zwłaszcza danych osobowych, jeżeli ich gromadzenie dopuszcza ustawa.
§ 38. 1. Zaleca się wykorzystanie informatyki w celu:
1) przyjmowania i wysyłania korespondencji za pośrednictwem wydzielonej poczty elektronicznej,
2) udostępnienia upoważnionym pracownikom:
a) zakupionego dla wersji sieciowej oprogramowania aplikacyjnego, a w szczególności:
• edytorów tekstów,
• arkuszy kalkulacyjnych,
• baz danych,
• programów graficznych,
• oprogramowania antywirusowego,
b) zakupionych baz danych,
c) utworzonych w urzędzie baz danych, a w szczególności PULS, ewidencja klientów SUP,
3) współdziałania z bazami danych tworzonymi i eksploatowanymi przez wszystkie urzędy organów administracji publicznej,
4) tworzenia, przekształcania i przechowywania niezbędnych dokumentów,
5) monitorowania obiegu dokumentów wewnątrz urzędu,
6) umieszczania na wykupionych stronach Internetu stale aktualizowanej informacji o urzędzie, kadrze kierowniczej i kompetencjach,
7) informowania interesantów o procedurach wymaganych przy załatwianiu wybranych typów spraw.
2. Pracownikiem odpowiedzialnym za kierowanie procesem informatyzacji w urzędzie jest pracownik ds. informatyki.
§ 39. 1. Dane przechowywane w pamięci komputerów pracowników ds. informatyki zabezpiecza przez:
1) dopuszczenie do dostępu wyłącznie upoważnionych pracowników,
2) odpowiednie archiwizowanie zbiorów na nośnikach informatycznych.
2. Dostęp do zbiorów zawartych w komputerach ogranicza się przez:
1) system haseł identyfikujących pracownika,
2) system haseł ograniczających dostęp do wybranych obszarów danych osobom nie posiadającym odpowiednich uprawnień.
3. Dane gromadzone w pamięciach komputerów powinny być zabezpieczone przed ich utratą przez:
1) przechowywanie w chronionym i odpowiednio zabezpieczonym miejscu nośników
informatycznych zakupionego oprogramowania:
a) operacyjnego,
b) narzędziowego,
c) aplikacyjnego,
2) archiwizowanie codzienne wszystkich danych przechowywanych w pamięci serwerów sieciowych na odpowiednich nośnikach informatycznych oraz przechowywanie ich w odpowiednio chronionym i zabezpieczonym pomieszczeniu,
3) archiwizowanie w cyklu tygodniowym z pamięci serwera na odpowiednich nośnikach i przechowywanie ich w odpowiednio zabezpieczonym pomieszczeni.
4. Obieg dyskietek i innych nośników informatycznych w urzędzie ogranicza się poprzez ich ostemplowanie oraz okresowe sprawdzanie przez pracownika ds. informatyki programami antywirusowymi przy całkowitym zakazie użycia nośników nie oznakowanych ( z wyjątkiem wydzielonych stanowisk nie podłączonych do sieci informatycznej urzędu i z zainstalowanym programem antywirusowym).
5. W przypadku gromadzenia danych osobowych do ich zabezpieczenia należy stosować przepisy o ochronie danych osobowych.

Rozdział XIV
Nadzór nad wykonywaniem czynności kancelaryjnych

§ 40. 1. Nadzór ogólny nad prawidłowym wykonywaniem przez pracowników urzędu czynności kancelaryjnych należy do obowiązków dyrektora urzędu.
2. Obowiązki kierownika działu w zakresie nadzoru polegają na sprawdzaniu prawidłowości stosowania Instrukcji przez pracowników działów i udzielaniu im wskazówek w tym zakresie, a w szczególności na sprawdzaniu:
1) prawidłowości prowadzenia spisów spraw, rejestrów oraz teczek,
2) prawidłowości załatwiania spraw,
3) terminowości załatwiania spraw,
4) prawidłowości obiegu akt, ustalonego instrukcją
5) prawidłowego stosowania pieczęci i przestrzegania zasad określonych w § 25,
6) terminowości przekazywania akt do składnicy akt.
3. Do obowiązków kierownika działu należy dopilnowanie, aby ukazujące się przepisy prawne i inne akty normatywne docierały do zainteresowanych pracowników, w celu umożliwienia im zapoznania się z ich treścią. Celowe jest prowadzenie przez każdego referenta podręcznych skorowidzów przepisów (skorowidze te powinny być bieżąco aktualizowane).
4. Do obowiązków pracowników na samodzielnych stanowiskach pracy należy na bieżąco zapoznawanie się z treścią przepisów prawnych i innych aktów normatywnych.

Załącznik nr 1
Wzory pieczęci nagłówkowych stosowanych w urzędzie oraz wzory pieczęci do podpisu.

Załącznik nr 2
Wzór pieczęci wpływu Powiatowego Urzędu Pracy w Nowym Mieście Lubawskim.

Załącznik nr 3
Jednolity rzeczowy wykaz akt.

Załącznik nr 4
Wzór formularza spisu spraw.

Załącznik nr 5
Przykładowy opis teczki aktowej.

Załącznik nr 6
Wzór spisu zdawczo- odbiorczego.